Medewerker Bestuurssecretariaat / Adviseur Kabinetszaken

Ben jij iemand die overzicht bewaart in een dynamische omgeving en graag verschillende ballen tegelijk in de lucht houdt? En doe jij dit het liefst in een klein en hecht team? Lees dan snel verder!

Medewerker bestuurssecretariaat / Adviseur Kabinetszaken

32 uur per week

Wat ga je doen als medewerker bestuurssecretariaat / adviseur Kabinetszaken?

Medewerker bestuurssecretariaat (24 uur)

Als medewerker bestuurssecretariaat bij de gemeente Bloemendaal ben jij de spil die ervoor zorgt dat alles soepel verloopt. Je ondersteunt de burgemeester, wethouders, gemeentesecretaris en het managementteam en zorgt dat iedereen zich kan richten op het grotere geheel. Geen dag is hetzelfde, want jouw werk is veelzijdig: je beheert complexe agenda’s, behandelt (vertrouwelijke) post en verzamelt, ordent en verspreidt digitale vergaderstukken. Daarnaast onderhoud je interne en externe contacten, behandel je zelfstandig telefoon- en e-mailverkeer en ontvang je bezoekers gastvrij.

Adviseur Kabinetszaken (8 uur)

Naast jouw werkzaamheden als medewerker bestuurssecretariaat vervul je een zelfstandige en inhoudelijke rol als adviseur Kabinetszaken. In deze rol ben je verantwoordelijk voor het begeleiden en adviseren over het proces rondom Koninklijke onderscheidingen en andere kabinetszaken, met veel ruimte om jouw expertise in te zetten. Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Begeleiden van inwoners bij aanvragen voor Koninklijke onderscheidingen (de “lintjes”);
• Begeleiden van bedrijven en verenigingen bij aanvragen voor het Predicaat Hofleverancier, Koninklijk predicaat of Koninklijke Erepenning;
• Adviseren over protocollen, etiquette en representatie bij officiële bijeenkomsten;
• Voorbereiden en begeleiden van sociale en representatieve bezoeken;
• Schrijven van toespraken en andere officiële teksten voor de burgemeester en collega’s;
• Adviseren van de burgemeester en collega’s bij herdenkingen en het organiseren en begeleiden van de jaarlijkse gedecoreerdenbijeenkomst.

Hoe ziet het Bestuurssecretariaat eruit?

Het team bestaat uit vier secretarieel medewerkers, waaronder één bestuursondersteuner die niet alleen het bestuur en het management ondersteunt, maar ook de werkzaamheden binnen het team coördineert. Onze drie secretarieel medewerkers werken ieder voor één of twee bestuurders. Het secretariaat is niet zomaar een ondersteunende afdeling, maar echt de spil van de organisatie. Vanuit deze centrale positie heb je met vrijwel alle teams contact en draag je direct bij aan een soepele bedrijfsvoering. Daarnaast is er volop ruimte om collega’s uit de hele organisatie te ontmoeten: tijdens de gezamenlijke lunch, maar ook bij het periodieke koffiemoment waar de gemeentesecretaris iedereen bijpraat over actuele ontwikkelingen.

Waarom werken bij Bloemendaal?

Samen met 200 collega’s werken wij aan een fijne leefomgeving voor onze 23.000 inwoners. We kennen brede functies met veel zelfstandigheid en vrijheid. Werken bij Bloemendaal is werken binnen een gezellige en collegiale werkomgeving, waar iedereen elkaar kent. We investeren graag in jouw groei. Of het nu gaat om trainingen, workshops of doorstroommogelijkheden, jouw ontwikkeling staat centraal. Ook vinden wij een goede werk/privébalans belangrijk. Daarom bieden wij flexibele werktijden en de mogelijkheid om thuis te werken. Kom jij werken bij onze gemeente als medewerker bestuurssecretariaat / adviseur Kabinetszaken?

Wat zoeken wij?

Je werkt in het hart van de organisatie, waar politiek-bestuurlijke sensitiviteit, discretie en oog voor detail essentieel zijn. Je schakelt moeiteloos tussen ceremoniële taken en managementondersteuning. Verder beschik je over:

• Je hebt mbo+/hbo werk- en denkniveau; een afgeronde secretaresseopleiding is een pré;
• Aantoonbare ervaring met kabinetszaken, representatie en managementondersteuning;
• Ervaring en goede kennis van Microsoft Office-programma’s (Outlook, Word en Excel);
• Kennis van protocol, etiquette en bestuurlijke verhoudingen;
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden (mondeling en schriftelijk) en kunt goed schakelen tussen verschillende stakeholders.

Voldoet jouw profiel niet helemaal aan alle eisen? Geen probleem! Voor je werkzaamheden als adviseur Kabinetszaken kijken we graag samen of we opleidingsmogelijkheden kunnen bieden.

Wat bieden wij?

• Een functie voor 32 uur per week;

• Een arbeidsovereenkomst voor één jaar met uitzicht op een vast dienstverband;

• Een salaris van maximaal € 4.499,- (functieschaal 8) bruto per maand o.b.v. 36 uur per week, afhankelijk van opleiding en ervaring;

• Bovenop jouw salaris ontvang je een Individueel Keuze Budget van 17,05% (inclusief 8% vakantiegeld). Elke maand kan jij kiezen hoe je dit budget wilt inzetten. Wil je extra salaris ontvangen, of toch liever extra verlofdagen bij kopen?;

• Andere extra’s, zoals een vitaliteitsbudget van € 195,- bruto per jaar, een tegemoetkoming in de ziektekosten van € 168,- bruto per jaar en korting op je maandelijkse premie;

• Een werkgeversbijdrage van 70% in de opbouw van je pensioen via het ABP;

• Aandacht voor jouw ontwikkeling met uitstekende studiefaciliteiten;

• Mogelijkheid om deels thuis te werken met flexibele werktijden. We zorgen voor een ingerichte thuiswerkplek naast een flexwerkplek op het gemeentehuis en een thuiswerkvergoeding van € 3,25 per dag;

• Betaald ouderschapsverlof (13 weken) naast het wettelijk betaald ouderschapsverlof. 

Meer weten?

Neem voor meer informatie contact op met Annelies van der Have, domeinmanager Sociaal (a.vanderhave@bloemendaal.nl). 

Wil je reageren?

Wat leuk! Met geschikte kandidaten gaan we direct in gesprek. Zodra we met een kandidaat overeenstemming hebben bereikt, sluiten we de vacature. Wacht dus niet lang met reageren. Lees meer over ons sollicitatieproces.

Hoe komen wij met elkaar in gesprek? 

Wij nodigen kandidaten uit op gesprek aan de hand van de brief, CV én een online selectietest. De online selectietest is geen lange vragenlijst, maar bestaat uit games zodat het ook leuk is om te doen. De online games brengen jouw cognitieve capaciteiten in beeld. We krijgen hiermee inzicht in hoe jij observeert, denkt, besluit, organiseert en handelt. En dat terwijl jij gewoon aan het gamen bent! De games zijn leuk en uitdagend om te doen, maar ook volledig wetenschappelijk onderbouwd door neurowetenschappers. 

Door middel van deze games kunnen wij het potentieel van onze kandidaten beoordelen. Ook van kandidaten die normaal gesproken misschien minder goed zijn in het doen van games of testjes. Als je reageert op onze vacature met brief en CV ontvang je binnen de reactie termijn nadere uitleg over de games en de link om de games te starten. Je ontvangt altijd een waardevol rapport over jouw breinprofiel.

We kijken uit naar je reactie!

Locatie: Overveen

Wij gaan zorgvuldig om met jouw persoonsgegevens. Bekijk onze privacyverklaring.